岗位说明书

职务说明书

职务描述与岗位规范的结果是一个规范的职务说明书。它主要包括八项具体内容信息：职务基本信息，职务目的，管理权限，工作关系，责任范围与影响程度，工作业绩衡量标准，任职的基本要求和高绩效的要求，薪资收入标准与变化的条件与要求等。

这八个方面是企业对职务（岗位）的要求与规范，也是员工需要认真遵守和考核的基本标准。同时，通过梳理和职务说明书

工作分析管理文件

岗位说明书与工作分析的关系

岗位说明书是工作分析的最终结果，又称为职务说明书或岗位说明书，是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。

谁来填写岗位说明书

1、岗位的直接承担者2、岗位的直接管理者3、人力资源专家

岗位说明书的内容

岗位说明书应该包括以下主要内容：

1.岗位基本资料：包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

2.岗位分析日期：目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

3.岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限；执行的依据等。

4.岗位工作责任：包括直接责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责。

5.岗位工作资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判定所得出的结论，编写成的一种文件，是岗位工作分析的结果。此外，有必要注重的是，岗位工作说明书的内容，可依据岗位工作分析的目标加以调整，内容可繁可简。

岗位工作说明书的外在形式，是根据一项工作编制一份书面材料，可用表格显示，也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的，是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业治理业务，提供原始资料和科学依据。

岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档治理。尔后，岗位工作说明书的编写，也并不是一劳永逸的工作。实际中，当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况，更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动，甚至于每一次工作信息的变动，都应该要求及时记录在案，并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在碰到岗位工作说明书要加以调整的情况下，一般由岗位所在部门的负责人，向人力资源部提出申请，并填写标准的岗位说明书修改表，由人力资源部门进行信息收集，并对职位说明书做出相应的修改。

岗位说明书的填写

岗位说明书的格式可以是多种多样的，关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后，应该用准确、简洁的语言，将上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成规范、准确、使用方便的治理文件。

众所周知，不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。有的是为设计培训方案，提高员工的技术素质；有的是为了制定更切合实际的奖励制度，调动员工工作的积极性；还有的是为根据工作要求，改善工作环境、提高安全性。因此，这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。

可一般来说，岗位工作分析主要包括两方面的内容：

岗位描述

岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容：

1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。

2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。

3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件，甚至工作的地理位置。

4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外，应该说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。

5、职业条件。由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容，因而这部分内容非凡重要。职业条件说明了工作的各方面特点：工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系，等等。

岗位要求

岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征，以此作为人员筛选、任用和调配的基础。

岗位要求包括：有关工作程序和技术的要求、独立判定与思考能力、记忆力、注重力、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种非凡能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判定的方法获得，也可以通过统计分析方式来确定。

基于以上岗位分析的基础理论，是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职位说明书的描述，再加以细化分析，具体可从以下几个方面进行考虑：

1、岗位基本信息

岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。

2、工作内容描述

这是最主要的内容，此栏具体描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。

3、任职资格

教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时，经常有这样的情况：某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工，但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑，假如让一位新员工来工作，他最低应是什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。

经验此项反应从事该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求，一般包括两方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景；另一个需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。

技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。

个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。

培训经历此栏反映从事该职位前，应进行的基本的专业培训，否则将不答应上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后，还必须经过哪些培训。

其它例如反映该岗位通常表现的工作特性，在流水线上可能需要三班倒；在高科技企业中需要经常加班；建筑施工人员经常出差；一般治理人员则正常上下班等。

4、责权范围

责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。

权力一定的工作岗位要承担一定的责任，必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。

岗位说明书撰写中出现的问题

在岗位说明书的撰写中往往会出现以下几个方面的争议：

1、直接上级如何填写。

我们很多岗位上面有几个领导同时指挥安排工作，在填写直接上级的时候，相关岗位的人员往往会把指派自己工作的领导统统认为是自己的直接上级。其实每个岗位的直接上级只能只有一个，否则两个领导同时安排工作究竟是先做哪位领导的工作呢？这种现象表面上看是多头领导，但追究本源看其实是本岗位的职责没有界定清楚、本岗位承担的职能不归属一类，跨度几项职能或者就是本岗位人员能力素质比较高得到领导们的认同。咨询人员一旦发现这种现象就需要立即与相关领导进行职能确认，辨别清楚本岗位所在部门的关键职责，以及本岗位在本部门所承担的责任，通过分析判断出本岗位应该承担的主要工作职责，而其它职能项只能安排其它岗位完成，倘若在所有部门中没有合适的人选完成，我们也不能把此项任务作为本岗位应该完成的工作，只能够作为临时性工作，添加在“领导交办的其他任务”这一项，一旦有合适的人选或者是其它相关岗位出现，则需要把此项工作进行转移。

2、直接下级如何填写。

我们很多的集团公司或者是生产工程部门的工作人员，往往会把有分子公司岗位中有业务指导关系的岗位作为自己的下级。所谓的直接下级就是在行政关系上、业务工作安排上、工作任务的协调上有紧密联系的岗位，而不仅仅是单方面业务工作的指导。

3、工作职责如何阐述。

所谓工作职责也就是把日常的工作内容通过书面化的语言描述出来。工作职责描述其实有两种方式，一种就是简单的概述，就是通过几句话，把该岗位所有的工作内容进行总结性的表述；一种就是比较详细的描述，通过详细的分析，汇总出该岗位的所有工作任务，把这些工作任务进行业务轻重或者是时间长短的分门别类，然后对各个类别再进行二次分解，把改岗位的内容分解到能够清晰阐述一个事件甚至是一个具体的动作。在这个过程中关键是要先了解所有的业务，以及业务的具体情况，然后再进行分解，这样才能够使得岗位的价值、岗位的重点一一体现

4、工作权限如何规定。

其实每个岗位的每一条工作内容都隐藏着一个工作权限，但是由于这些权限并不会发挥作用，往往不会被撰写人员关注。但是关键任务中的工作权限，需要在岗位说明书中体现，这不仅仅能够体现该岗位工作重点，而且能够为这项工作的开展有约束和推动作用。

5、任职资格如何填写。

任职资格包括工作年限、工作经验、工作知识、学历背景、技术能力、工作环境等等方面的内容，我们在填写的过程当中往往会忽视这一方面的内容，或者就是按照当前本岗位人员的现状来填写这个内容。这项内容与招聘、培训、员工职业发展规划有非常紧密的联系，倘若工作分析做得不过细致，这个内容可以不先考虑，不过我们可以参照当前岗位人员的能力现状进行分析。配合我们进行的工作内容调整撰写培训要求和岗位技能要求是非常可取的方法。

编写岗位说明书的流程

为了节约编制岗位说明书的成本，其结果可能是浪费更多的人力成本。因此，具体岗位具体分析，一点也马虎不得。一份科学的岗位说明书出炉，通常遵循着这样的流程：

1、在开展编写工作之前，人力资源经理应和相关高层领导进行讨论，使高层领导率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变自由随意的管理风格。

2、编写过程中，各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作，为其提供编写技术的培训、指导和审核。

3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。

4、岗位说明书的编写不是一劳永逸，行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此，企业编写出规范的岗位说明书后，还应建立起岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。

图书一

图书信息

书 名: 岗位说明书

岗位说明书

出版社：电子工业出版社

出版时间： 2010-4-1

ISBN: 9787121105418

开本： 16开

定价: 49.80元

内容简介

本书精选了七大行业的180多个职位的岗位说明书，以表格的形式加以呈现，将每个岗位细化到基本信息、岗位概述、岗位职责、任职条件、工作条件等，使每个职位的任职者都能清晰地了解本岗位将完成什么样的工作、将在什么时候完成、将在哪里完成、如何完成、为什么要完成以及完成工作需要哪些条件。

图书目录

第一部分 岗位说明理论体系介绍

第二部分 现代企业最新岗位说明书模本

第一篇 制造业岗位说明书

第一章 汽车制造公司岗位说明书

第二章 机电设备公司岗位说明书

第三章 医药化工公司岗位说明书

第四章 五金塑料公司岗位说明书

第五章 家具建材公司岗位说明书

第六章 服装服饰公司岗位说明书

第七章 电子电器公司岗位说明书

第二篇 房地产行业岗位说明书

第八章 房地产公司岗位说明书

第九章 物业管理公司岗位说明书

第三篇 资源能源、基础建设行业岗位说明书

第十章 供电局岗位说明书

第十一章 建设工程公司岗位说明书

第四篇 服务业岗位说明书

第十二章 医院岗位说明书

第十三章 酒店岗位说明书

第十四章 旅行社岗位说明书

第十五章 通信器材连锁公司岗位说明书

第十六章 物流公司岗位说明书

第五篇 IT、通信行业岗位说明书

第十七章 科技公司岗位说明书

第十八章 电信工程公司岗位说明书

第六篇 创意设计、传媒行业岗位说明书

第十九章 广告公司岗位说明书

第二十章 电视台岗位说明书

第七篇 金融、保险行业岗位说明书

第二十一章 投资公司岗位说明书

第二十二章 保险公司岗位说明书

五大误区

一，两页的岗位说明书，也会让员工产生误解，甚至让 HR 部门误解？有可能，而且绝对有可能。解决问题永远与发现问题同时存在的，早点发现更容易解决. 什么是岗位说明书？它实际上就是整理岗位分析结果的工作描述的书面文件, 包括: 工作基本信息，岗位设置目的，主要职责，工作环境等，以及任职资格要求(如技能，学历, 训练，经验，体能等).总的说来，岗位说明书涉及到两个方面的工作。一是岗位本身的研究，即研究每个工作岗位的目的，该岗位所承担的工作职责与工作任务，以及它与其它岗位之间的关系等.

二是上岗资格的研究, 即研究能胜任该岗位工作并完成目标的任职者必须具备的条件与资格，比如工作经验，学历，能力特征等。因此岗位说明书的规范化编写在企业里发展着重要的作用，但是HR 部门在编制或描述岗位说明书时常常存在以下的误区:

误区1,岗位说明书只是为岗位评估服务的.

岗位说明书是岗位评估的重要根据，但它同时为其他的 HR 管理做铺垫，实际上企业招聘(如在人才网看到的企业招聘岗位信息),晋升(岗位的要求及上岗的标准),培训(岗位的技能针对岗位员工是否欠缺——等等各个环节都建立在完整的岗位信息基础之上.

误区 2,岗位说明书描述的是"现在做的",不是"应该做的".

在编制说明书的时候,HR 人员或岗位编写者往往参照自己或岗位人员目前做的工作进行编写, 很容易犯下编写"现在做的", 而不是"应该做的". 岗位说明书的编写往往要"对事不对人".

误区 3,岗位说明书的描述应以"优秀员工的岗位工作职责与工作任务"为基准. 在企业里, 有优秀/合格/不合格的员工. 岗位说明书不能以"优秀员工的岗位工作职责与工作任务"为基准，应力求客观，在确保上岗资格都能胜任的情况下，进行岗位分析. 有个典型的例子, 某公司发现某一个部门经理 A 升迁了以后, 其部门经理的职位始终招聘不到合适的人选, 虽然后来有招聘一个部门经理 B, 但后来 B 主动提出调离岗位, 说压力太大. 有人说 B 领导素质不能胜任; 又有人说 B 领导管理水平太差; 又有人说 B 领导沟通水平欠缺, 其实最根本的原因是当时 A 升迁后, 有参与部门经理的岗位说明书的描述, 由于个人能力完全胜任本岗位，因此 A 在描述其岗位时，由于 A 的工作经历过生产管理，经营管理，内控管理等方面的培训或历练, 岗位标准按照最优的标准进行编写, 导致岗位说明书的上岗资格要求过高。在这家公司里，实际上都没有人能生产管理，经营管理，内控管理等方面都得到培训，因此岗位标准成了空中楼阁，大部分人都无法胜任.

误区 4,有了岗位说明书，就能按照岗位要求顺利工作了.

岗位说明书只是提供了员工的一个工作范围或工作任务, 对于一些规范的企业来说, 有了岗位说明书并不能保证新接手的员工顺利工作。岗位说明书中的很多职责，工作任务，只是一个笼统的说法，它只告诉了我们一个 W(WHAT,做什么),至于具体怎么操作(HOW),什么时候做(WHEN),在哪里做(WHERE),谁做(WHO),并没有通过岗位说明书进行明确。因此, 作为员工，要履行岗位说明书的职责，首先要了解该岗位在企业中的地位，其次了解岗位的管理制度，岗位在企业中的流程节点，以及本岗位的作业指导书。最后，要认真履行这些制度，流程，规范，作业指导书，并在实际工作中，不断完善.

误区 5,岗位说明书的编写应该由上一级主管填写.

在一个公司为建立岗位分析及评估系统而收集岗位信息时, 一般都是从员工那里获取最原始资料，之后由上一级主管审核。在这样的过程中，上下级之间可以检讨是否在岗位职责方面有任何误解，主管对员工的要求是否得到员工清晰的领会. 同时这样的作法也避免了有很多下属的主管花费太多时间来填写描述书. 在岗位管理体系建立起来之后, 修正描述书或撰写新岗位的描述书的工作通常由上一级主管及人力资源部共同负责.

图书二

基本信息

盘　数：5VCD

岗位说明书

出 版 社：北京大学音像出版社

定 价：120 元

内容介绍

为什么要学习本课程

岗位是企业组织的基本元素，科学地设计岗位和明确岗位职能，能够确保将整个组织企业目标转化为所有员工的个人目标，使企业的经营压力转化为每个员工的工作动力和责任约束。岗位设计存在一整套系统和思路和方法。科学的定岗定现，能够使企业各个环节顺利运转，快速提升整体的运营效率，并有效地避免企业冗员、人浮于呈、企业压力大而员工压力小等等不良现象，从而提高工作效率，进而提升企业竞争力。

本课程学习目标

了解岗位设计在高效管理中的重要意义

掌握企业岗位设计工作的基本思路和设计原则

掌握岗位设计的工作流程以及实践要点

掌握定岗说明书的设计和制作要领

谁需要学习本课程

主管行政、人力资源的副总经理

人力资源部经理、主管

企业中层以上管理者

政府机关、事业单位各级管理者

主讲人：尹隆森

香港光华管理学院特聘培训师

北京时代光华教育发展有限公司特聘培训师

北京福林京峰经济合作咨询中心总经理

曾经服务过的客户有：联想集团　椰树集团北京居然之家　北京天润集团等十几家国内外著名公司光盘目录

第一讲　岗位设置

1、岗位的分类与设置的基本原则

2、企业的定员定编

3、如何编制企业的岗位设置表

第二讲　工作分析与岗位研究

1、工作分析与岗位研究的概念

2、工作分析与岗位研究的作用

3、工作分析与岗位研究的方法

第三讲　工作岗位调查

1、工作岗位调查

2、工作岗位调查表的设计与填写

3、工作岗位调查的方法

第四讲　企业岗位的分析

1、岗位分析的内容与程序

2、岗位内涵分析

3、员工素质要求分析

第五讲　岗位说明书的编制

1、岗位说明书的定义与要求

2、岗位任职条件与沟通关系的确定

3、岗位职责的确定

第六讲　岗位说明书的应用

1、岗位说明书的作用

2、岗位说明书的应用（案例）

第七讲　岗位评估概述

1、岗位评估的概念

2、岗位评估的特点

3、岗位评估的功能和作用

4、岗位评估的程序

5、岗位评估的要求

第八讲　岗位评估的指标和标准

1、量化管理

2、岗位评估的指标

3、因素点值权数的设计

第九讲　岗位评估的操作方法

1、岗位评估的应用示例

2、岗位评估工作心得体会

3、岗位评估和薪酬体系设计之间的关系